השאלות שמגיעות למנהלת החשבונות כל שבוע
בחשבשבת יושבים הספרים של העסק: הכרטסות, היתרות, החשבוניות, הלקוחות והספקים. מי שעובד בה כל יום יודע להוציא ממנה כמעט כל דבר. אבל רוב השאלות מגיעות דווקא ממי שלא נמצא בה: המנכ״ל שרוצה לדעת איך נסגר החודש, מנהל המכירות שבודק אם לקוח שילם, בעל העסק שרוצה לדעת מי חייב לו וכמה.
כל שאלה כזו מגיעה בסוף למנהלת החשבונות: להפיק דוח, לייצא לאקסל, לסדר, לשלוח צילום מסך בוואטסאפ. אף אחת מהשאלות האלה לא קשה. הן פשוט לוקחות זמן, כל פעם מחדש.
איך עובד AI לחשבשבת
- מחברים את חשבשבת. WizBI מתחברת לחשבשבת דרך H-Connect, כבית תוכנה רשום. מה שנדרש מכם: לאשר את WizBI ב-H-Connect, ולבחור אילו חברות לחבר — אחת או כמה.
- הנתונים נכנסים למאגר של הארגון שלכם. הנתונים של החברות שבחרתם מסונכרנים למאגר הנתונים של הארגון ב-WizBI, מבודד ומוצפן, ומתעדכנים לבד.
- WizBI לומדת את הספרים שלכם. את מבנה החשבונות וקודי המיון, את שמות הלקוחות והספקים, את המונחים שלכם ואת ההרשאות — בעברית.
- שואלים בצ׳אט שכבר עובדים בו. בשפה רגילה, בעברית. התשובה מגיעה מהנתונים בחשבשבת — מספר, טבלה מימין לשמאל, גרף או קובץ אקסל.
- היא ממשיכה לעבוד גם כשאף אחד לא שואל. גיול חובות כל יום ראשון ב-08:00, רווח והפסד בתחילת כל חודש, או התראה כשחוב של לקוח עובר סף שקבעתם.
דוחות חשבשבת שאפשר לבקש בצ׳אט
| נושא | שאלות לדוגמה |
|---|---|
| מאזן בוחן | מאזן בוחן לסוף החודש · יתרות לפי קוד מיון · מה השתנה מול החודש הקודם |
| רווח והפסד | רווח והפסד לאוקטובר מול ספטמבר · הוצאות לפי סעיף מתחילת השנה · מול אותה תקופה אשתקד |
| לקוחות וחייבים | כרטסת של לקוח · גיול חובות לקוחות · חשבוניות פתוחות לפי לקוח · מי לא שילם החודש |
| ספקים | יתרות ספקים · לאילו ספקים שילמנו הכי הרבה השנה · כרטסת של ספק |
| הנהלה | הכנסות החודש מול החודש הקודם ומול אשתקד · סיכום לכל חברה · ניתוח כרטיסים לחשבון מסוים |
רווח והפסד חודשי מראה את מה שנרשם בספרים באותו חודש. התאמות שנרשמות רק בסוף השנה, כמו מלאי, מופיעות רק אחרי שנרשמו.
עוד שאלות של צוות הכספים: בינה מלאכותית לכספים.
דוחות שמגיעים לבד, והתראות כשמספר חוצה קו
כל אחת מהשאלות האלה יכולה להפוך לדוח קבוע. מבקשים פעם אחת, במילים שלכם, והדוח מגיע בזמן — כהודעה או כקובץ אקסל או PDF, באותו צ׳אט:
- גיול חובות לקוחות, כל יום ראשון ב-08:00.
- רווח והפסד של החודש הקודם, בתחילת כל חודש, כקובץ PDF.
- יתרות ספקים, כל יום חמישי.
ומה שלא צריך לחכות לדוח השבועי מגיע כהתראה: לקוח שהחוב שלו עובר סף שקבעתם, או חובות מעל 90 יום שגדלים מעבר לקו שהגדרתם. עוד על הערוץ: בינה מלאכותית בוואטסאפ.
חשבשבת יחד עם האקסל ושאר המערכות
ברוב העסקים חשבשבת היא לא המקום היחיד שבו יושבים הנתונים. התקציב באקסל, הפרויקטים ב-monday, הלקוחות ב-CRM. שאלה אחת יכולה להישען על כמה מקורות מחוברים: "הוצאות בפועל מחשבשבת מול התקציב באקסל, לפי סעיף", או "הכנסות לפי לקוח לצד סטטוס הפרויקטים ב-monday".
ואם מנוהלות אצלכם כמה חברות בחשבשבת, מחברים את אלה שבוחרים ושואלים על כל אחת מהן, או על כולן יחד.
ראו גם: בינה מלאכותית לאקסל · בינה מלאכותית ל-monday.
WizBI לצד מחולל דוחות חשבשבת ורואה החשבון
לחשבשבת יש מחולל דוחות ודוחות מובנים, והם הכלי הנכון לעבודה שנעשית בתוך המערכת, על ידי מי שעובד בה כל יום. הספרים מנוהלים בחשבשבת, ומנהלת החשבונות ורואה החשבון אחראים עליהם: הדוחות הכספיים השנתיים, הדיווח למע״מ ולמס הכנסה וסגירת השנה נשארים אצלם.
WizBI מיועדת לרגע אחר: השאלה של המנכ״ל ביום ראשון בבוקר, הבדיקה של מנהל המכירות לפני שיחה עם לקוח, הדוח השבועי שאף אחד לא צריך להכין. היא חוסכת למנהלת החשבונות את ההפקה ואת השליחה, ומשאירה לה את המקצוע.
WizBI עונה לפי מה שרשום בספרים. החלטות חשבונאיות ומיסוי נשארות אצל צוות הכספים והיועצים שלכם.
אוטומציה, הרשאות ואבטחה
מעבר לתשובות, לדוחות ולהתראות, אנחנו בונים לפי בקשה אוטומציות סביב התהליכים שלכם — הצעדים החוזרים שהצוות עושה היום ידנית. כל אוטומציה מוגדרת יחד איתכם, רצה בהרשאות שאתם קובעים, וכל פעולה מתועדת.
כל אדם רואה רק את מה שההרשאות שלו מאפשרות. ההרשאות נקבעות לפי ארגון, קבוצה ומשתמש, וחלות באותו אופן בוואטסאפ, ב-Teams ובדפדפן. כל שאלה נרשמת ואפשר לבדוק אותה.
WIZBI.AI LTD מוסמכת לתקן ISO/IEC 27001:2022. WizBI רצה על Google Cloud; הנתונים של כל ארגון מבודדים ומוצפנים בתעבורה ובאחסון. מודלי ה-AI רצים בתוך Google Cloud בתנאים ארגוניים, והנתונים שלכם לא משמשים לאימון שלהם.